第16章：讓 AI 記住你的 SOP

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為什麼要「教 AI 你的工作流」

很多人的工作裡，都有一件每隔一段時間就要重做一次的差事：每月把各部門的簡報彙整成一份報告、每週整理一批個案紀錄、把一疊 PDF 文獻摘成重點。流程其實固定，麻煩的是每次都要從頭做、還要重新跟 AI 交代一遍「這次要怎麼弄」。

把你的固定流程寫成檔案，AI 每次自動讀，就記得該怎麼做。

你只要把檔案丟進資料夾，剩下的交給它。

這就像幫新來的同事準備一份工作交接手冊：手冊寫清楚了，他照著做，你不必每次站在旁邊重講一遍。在 IDE 加 AI 的環境裡，這份「手冊」就是放在專案資料夾裡的幾個檔案，AI 一開始工作就會自動翻閱。學會以後，每月那件重複的差事，你只要把檔案放進收件匣、說一句「做這個月的」，它就照你寫好的標準作業流程跑完。

一個關鍵觀念：資料夾就是介面

不需要花俏的軟體。把「收件匣／產出」用資料夾分開，AI 一看就懂：哪些是待處理的、成品要放哪裡。你跟它的互動，簡單到只剩「把東西放進對的資料夾」。

                         本章學習目標
                        認識會被 AI 自動讀取的「說明書檔」，知道 AGENTS.md 是跨工具的通用標準。
動手寫一頁屬於自己任務的 AGENTS.md。
認識 Skill：把一整套流程＋範本打包成「打一個指令就跑」的資料夾。
用權限設定，讓 AI 自動化的同時也安全（不亂刪、不外傳）。

                    

提醒一下：本章假設你已經會用 VS Code 搭配 AI，也知道檔案、資料夾是怎麼回事。如果還沒走過，建議先看第 9 章把本機環境跑起來，再回來。

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說明書檔：AGENTS.md 是通用標準

每一種 AI 代理人，開始工作時都會自動找一個「專案說明書」檔來讀，把裡面寫的規則當成這個資料夾的工作守則。差別只在：各家認的檔名不一樣。

工具	會自動讀的檔名
通用標準（最值得用）	AGENTS.md
Claude Code	CLAUDE.md
Gemini CLI	GEMINI.md
GitHub Copilot	.github/copilot-instructions.md

好消息是，現在已經有一個跨工具的共同標準叫 AGENTS.md一份放在專案資料夾、給 AI 看的「工作說明書」。由開源社群維護，Codex、Cursor、Copilot、Gemini CLI、Windsurf 等多種工具都會自動讀它。，Codex、Cursor、Copilot、Gemini CLI 等多種工具都認得它。所以最省事的做法是：

內容只寫一份，存成 AGENTS.md。

如果你也用 Claude Code，再放一個一行的 CLAUDE.md：「請讀並遵守 AGENTS.md」就好，不必維護兩份。

放在哪、什麼時候會被讀

把 AGENTS.md 放在專案資料夾的最外層（也就是根目錄root，指一個專案最外層的資料夾，所有子資料夾和檔案都在它底下；它是 AI 進到專案後第一個會檢視的位置。）。AI 在這個資料夾開始工作時，會自動把它讀進來、整份當作背景知識。你不用每次貼、也不用提醒它，它本來就會看。

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動手做 A：寫一頁屬於你的 AGENTS.md

我們用一個貫穿全章的例子：每月把各部門的簡報彙整成一份報告。先別急著背語法，把下面這段「開場指令」整段貼給你的 AI，讓它當你的家教，一步步陪你把說明書寫出來。

你是一位很有耐心的文件自動化家教，請記得我完全沒有程式背景。我想在一個資料夾裡放一份「說明書檔」，讓 AI 每次都記得這個資料夾要做的事：每月把各部門的簡報（PPT）彙整成一份給主管看的報告。請你用最白話的方式，一個問題一個問題地問我（例如檔案放哪、要保留什麼、最後要什麼格式），再幫我把答案整理成一份 AGENTS.md 的內容給我。我們一步一步來，先問我第一個問題。

AI 問完幾個問題，會幫你生出一份 AGENTS.md。它大概長這樣，你可以照著改成自己的版本：

AGENTS.md# 每月部門彙整（專案說明書）

## 你的角色
你是這個資料夾的助理。我完全不寫程式，請用白話帶我，一次一步。

## 這個專案在做什麼
每月底各部門交一份簡報（.pptx）放進「收件匣/」。
你的工作：篩選、整理成一份給主管看的彙整報告，存進「產出/」。

## 鐵則
1. 不要把收件匣內容「全部」塞進報告，要照「格式規範.md」篩選只挑重要的（與本月 KPI 有關、每部門最多 5 條），其餘列入捨棄清單。
2. 產出正式檔之前，先給我一份「捨棄清單」，我確認後才繼續。
3. 不要刪除或覆蓋「收件匣/」的原始檔；處理完搬到「封存/」。
4. 涉及個資的段落先標記、問我，不要外傳。

                         寫說明書的兩個訣竅
                        規則要具體、能照做。「整理乾淨一點」AI 抓不準；「每個部門最多 5 條、每條一句話」它就做得穩。
把「不要做什麼」也寫進去。例如「不要刪原檔」「不要全部塞進報告」。明確的禁止，比模糊的期望更有用。

                    

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認識 Skill：一個資料夾＝一整套 SOP

兩個都是「寫給 AI 看的 md 檔」，最容易搞混，用一組生活比喻就分開了：AGENTS.md 是家規，SKILL.md 是食譜。家規貼在牆上，一進門就適用、隨時都要遵守，而且一個家只有一份；食譜收在抽屜裡，要做那道菜才翻開，寫的是一步一步的做法，而且可以有很多道。當一件事有固定步驟、會一再重複（每月彙整、會議記錄、週報），就值得幫它寫一份食譜，也就是 Skill：一個小資料夾，裡面放 SKILL.md（做法），需要的話再附上範本檔（像食譜旁邊的調味包）。

	說明書檔（AGENTS.md）	Skill
比喻	家規：貼在牆上，隨時適用，一份就好	食譜：要做那道菜才翻開，一道菜一份
寫什麼	原則（不要刪原檔、個資先問我）	步驟與成品格式（第 1 步做什麼、產出長怎樣）
定位	常駐的工作守則，每次自動讀	一套可重複呼叫的流程
能不能夾帶檔案	不行，只是純文字規則	可以，範本、規則、腳本都收在同一資料夾
怎麼啟動	背景自動生效	Codex 輸入 `$名稱`（或用 `/skills` 挑選）；Claude Code 打 `/名稱`；也可讓 AI 依說明自動判斷
適合	「永遠要遵守」的少量規則	步驟多、會重複、要配範本的任務

建一個 Skill 不難：在資料夾裡放一個 SKILL.md，開頭只要兩行前置資料frontmatter，寫在檔案最上面、用兩條 --- 夾起來的幾行設定。這裡只要兩個欄位：name（這個 Skill 叫什麼）和 description（它在做什麼、什麼時候該用）。（名稱與用途），底下把步驟寫清楚就好。description 很關鍵，因為 AI 會靠它判斷「這次的任務，是不是該用這個 Skill」。

Skill 放哪裡？兩個位置、跨工具通用

放專案裡（專案資料夾內的 .codex/skills/）：只在這個專案生效，跟著資料夾走。
放個人資料夾（C:\Users\你的名字\.codex\skills\，Mac 為 ~/.codex/skills/）：你電腦上每個專案都能用，適合放常用的萬用流程。

好消息：SKILL.md 是跨工具通用標準，Codex 與 Claude Code 認得同一份檔案（Claude Code 的資料夾名是 .claude/skills/），寫一次、換工具也能帶著走。

一句話分清楚

永遠要守的原則，寫進家規 AGENTS.md；會重複做的那件事，寫成一份食譜 SKILL.md。家規只有一份、食譜可以一直增加，兩者搭著用。

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動手做 B：把「每月彙整」做成一個 SKILL.md

一分鐘搞懂：同一個專案裡，家規和食譜各寫什麼

上一個動手做寫的 AGENTS.md（家規），管的是原則：不刪原始檔、涉及個資先問我、產正式檔前先給我確認。這些不管做什麼事都適用。

現在要寫的 SKILL.md（食譜），管的是「每月彙整」這一道菜的做法：第 1 步讀收件匣、第 2 步抽重點、第 3 步照格式整理、最後產出什麼樣子。哪天你多了「會議記錄」「季報」要自動化，就再加一份新食譜，家規不用動。

先請 AI 幫你把食譜建好，把下面這段貼給它：

請幫我把「每月部門彙整」做成一個 SKILL.md。我完全不寫程式，請帶我一步步建好資料夾，並把每個檔案的內容給我、告訴我各放哪裡。我希望之後只要把各部門的 PPT 丟進「收件匣」資料夾，再跟你說「做這個月的彙整」，你就照固定步驟篩選、整理、產出報告。記得：產正式報告前要先給我「捨棄清單」確認，而且不要刪到我的原始檔。先從建資料夾開始教我。

整個專案資料夾會長這樣：

每月部門彙整/
├─ AGENTS.md                      ← 通用說明書（各家 AI 都讀）
├─ CLAUDE.md                      ← 一行，指向 AGENTS.md
├─ .codex/skills/每月彙整/
│   ├─ SKILL.md                   ← 食譜本體（只要有它就能動）
│   ├─ 格式規範.md                ← 附件，選配：篩選與用詞規則
│   └─ 報告範本.docx              ← 附件，選配：單位官方樣式
├─ 收件匣/                        ← 每月把各部門 .pptx 丟這裡
├─ 產出/                          ← 草稿、捨棄清單、最終 .docx
└─ 封存/                          ← 處理完的原檔搬這裡

看起來檔案不少，其實最少只需要 SKILL.md 一個檔就能動：兩個附件是進階加分項，第一次練習可以先不放，之後想讓成品更講究再補。

寫 SKILL.md：把步驟一條條交代清楚

這是 Skill 的核心。開頭兩行 frontmatter 寫名稱和用途，底下就是你要 AI 照做的步驟：

.codex/skills/每月彙整/SKILL.md---
name: 每月彙整
description: 把「收件匣」多份部門 PPT 篩選整理成一份主管報告，先給捨棄清單再產出 Word。當我說「做這個月的彙整」時使用。
---

# 每月部門簡報彙整流程

## 步驟
1. 列出「收件匣/」所有 .pptx。讀不到就先用 MarkItDown 轉成文字。
2. 逐份抽出各部門：本月重點、關鍵數據、待協調事項。
3. 依「格式規範.md」整理：同件事只留一筆、用詞統一、每部門最多 5 條。
4. 篩選：只留「與本月 KPI 有關」或「需跨部門協調」的；其餘進捨棄清單。
5. 先出兩份草稿到「產出/」：彙整報告草稿.md、捨棄清單.md。
6. 等我確認捨棄清單後，才依「報告範本.docx」轉成正式 .docx。
7. 把處理完的原檔從「收件匣/」搬到「封存/」。

寫格式規範.md：把「整理」的判斷標準寫死

「整理、篩選」這種需要判斷的事，最容易每次結果不一樣。把標準寫清楚，AI 才會每月一致：

.codex/skills/每月彙整/格式規範.md# 彙整格式規範

## 用詞統一（左邊一律改成右邊）
- 客訴／客戶抱怨／申訴 → 客訴
- 指標／關鍵績效 → KPI

## 長度與結構
- 每部門一個小標題，底下最多 5 條；每條一句話、不超過 40 字
- 數字附單位與比較基準（例：較上月 +8%）

## 篩選標準
- 放：與本月 KPI 有關、需跨部門協調、需主管裁示
- 不放（移到捨棄清單）：純例行、無變化、部門內部事務
- 「其他／雜項」不可整包放入，必須先拆解再逐項判斷

每月使用：丟檔案，說一句話

之後每個月，你只要把各部門的 PPT 放進「收件匣/」，跟 AI 說「做這個月的彙整」（Codex 也可輸入 $每月彙整 直接點名這個 Skill）。它會重讀這幾個檔、照同一套規則做，先給你草稿和捨棄清單，你點頭才產正式 Word。流程只寫一次，之後每月都照著跑。

最重要的一步：讓人留在迴圈裡

注意 SKILL.md 第 6 步：先給「捨棄清單」、等你確認，才產正式檔。彙整最怕 AI 自作主張把關鍵內容當雜項刪掉。讓它先把「我打算捨棄這些、理由是這些」攤開給你看，你一眼就能攔截誤判。自動化不是把判斷權交出去，是把重複勞動交出去、把關鍵決定留給自己。

讀不到 PPT 怎麼辦

有時 AI 沒辦法直接打開 .pptx。這時在 AGENTS.md 或 SKILL.md 裡寫一行：先用 MarkItDown（微軟的開源小工具）把簡報轉成文字，再交給 AI。要把整理好的內容輸出成有單位樣式的 Word，則用 Pandoc 搭配你的「報告範本.docx」。這兩個工具學員要在自己電腦安裝，網站只教工作流與指令。

課堂練習請用假資料或去識別化的範例，不要放真實的病歷、身分證、學員個資或未公開的內部文件。先養成「資料會送到 AI 那邊」的警覺，比快點做出成品更重要。涉及個資的自動化，務必先確認單位的規定。

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安全護欄：規定 AI 能碰什麼、不能碰什麼

把任務交給 AI 自動跑，最讓人不安的是：它會不會手滑刪到原檔、或讀到不該讀的東西？好消息是，現在的 AI 工具動手前大多會先問你一聲，尤其是刪除、覆蓋這種有風險的動作。你只要在它問的時候看一眼，覺得不對就按「不允許」，這就是最直覺、也最重要的一道護欄。這個保護本來就開著，你不必另外設定任何東西。

進階（初學可以先跳過）：如果之後你不想每個動作都被問，可以在工具的設定裡預先列出「放行／擋掉」清單，相同動作就自動依規則處理。各家工具位置不同；以 Claude Code 為例，輸入 /permissions 會打開設定畫面，按 Esc 隨時可以離開。不設定也沒關係，前面那道「它會先問你」的保護一直都在。常見的設法像這樣：

護欄	建議怎麼設
允許（放行）	讀「收件匣/」、讀範本、執行轉檔工具（Pandoc、MarkItDown）
拒絕（擋下）	刪除「收件匣/」原檔、讀取金鑰檔（如 .env）、跑去存取上層其他資料夾

護欄的心法

給 AI「夠用就好」的權限：它需要讀收件匣、寫產出，那就只開這些；用不到刪除、用不到讀金鑰，就擋下來。範圍越小，出意外的空間越小。金鑰怎麼妥善保管，第 12 章有完整一章。萬一真的跳出紅字，別慌，第 11 章教你怎麼讀懂錯誤、請 AI 一起除錯。

本章重點回顧

把固定流程寫成檔案，AI 自動讀，就不必每次重講。
說明書檔用 AGENTS.md（家規）：只寫一份、管原則；必要時用一行 CLAUDE.md 指向它。
Skill＝食譜：一個資料夾裝一道菜的做法，Codex 用 $名稱、Claude Code 用 /名稱 就跑，食譜可以一直增加。
讓人留在迴圈裡：產正式檔前先給「捨棄清單」確認。
安全先靠一句話：AI 動手前會先問你，看到不對就按「不允許」；想更省事，再去設定預先放行或擋掉（進階）。

課堂活動 · 把你的一項月例工作寫成 SKILL.md

想一件你每月（或每週）都要重做的文書工作。

用本章的格式，寫出它的 name、description 和 5 到 7 個步驟。

特別標出：哪一步需要「先給我確認」，避免 AI 自作主張。
同桌互看，幫對方找出「哪一條規則太模糊、AI 會抓不準」。

想一想：兩個小問題（看參考方向）

問題一：同樣是給 AI 看的規則，什麼時候寫進 AGENTS.md，什麼時候做成 Skill？

少量、每次都要遵守的原則（例如「不要刪原檔」「用詞統一」），寫進 AGENTS.md 當常駐守則。有明確步驟、會一再重複、還要配範本檔的整套流程（例如每月彙整），做成 Skill，打一個指令就跑。兩者搭配：AGENTS.md 是底線，Skill 是流水線。

問題二：為什麼一定要在產出正式報告前，先看「捨棄清單」？

因為「整理」一定有取捨，而 AI 可能把你看重的內容誤判成雜項刪掉。先看它打算捨棄什麼、理由是什麼，你就能在成品產出前攔下誤判。這保留了自動化的省力，又把關鍵判斷權留在你手上。

7

隨堂測驗：檢查你的自動化觀念

答對加 20 分，答錯倒扣 10 分。

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