資料庫循環系統（第 10 章附錄）

前面 6 章學的工具到目前為止我們用過的 AI 工具，都還停留在「使用者主動觸發 AI」的層次，你打開 ChatGPT、丟資料、看結果。這對偶發性任務沒問題，但對「每天都會發生、流程固定」的事（每日客服分流、每週報表、每月對帳）就太累了。本頁要把工作流真正自動化，資料一進來、AI 自動處理、結果存回雲端、相關人收到通知，全程不需要使用者點任何按鈕。

我們會用「Google Form / Sheets + Apps Script + Gemini API」這個免費（或極低成本）的組合。Google 服務你本來就在用，Apps Script 是 Google 內建的程式環境（用 JavaScript 寫，這是網頁世界最主流的程式語言），Gemini API（API 全稱 Application Programming Interface，意思是「程式之間互通的接口」，這裡指的是讓你的程式可以呼叫 Google Gemini AI 服務）有慷慨的免費額度，三者串起來就是一個能 24 小時運作的「迷你自動化系統」。

所有自動化系統的核心都是這三步循環。理解這個架構，後面要做什麼自動化都是它的變形。

一個典型情境：客戶詢問自動分類

• INPUT：客戶在官網填寫詢問表單（Google Form）
• PROCESS：Gemini 自動讀完詢問內容，分類為「報價 / 技術問題 / 一般詢問 / 客訴」
• STORE：分類結果填回 Google Sheets，並依類別自動 email 通知對應部門

建好後，每天 24 小時自動運作，客戶半夜填表單，業務早上一上班就看到「已分類好的清單」，不需要任何人主動處理。

§2 的三步循環是骨架，下面看每一步該用什麼工具填上。本頁用的四個工具都是 Google 生態系的成員，整合度極佳。下面是各自負責的角色。

四者怎麼串起來

典型的串接邏輯如下：

1. 使用者透過 Google Form 提交資料 → 自動寫入 Google Sheets 的特定分頁。
2. Apps Script 設定「on form submit」（表單提交時觸發）的條件，一有新資料就執行。
3. Apps Script 把該筆資料的內容打包，呼叫 Gemini API，請它做特定處理（分類、摘要、評分等）。
4. 收到 Gemini 的回應後，Apps Script 把處理結果寫回 Sheets 的對應欄位，並用 Gmail 寄通知信。

如果你想實際動手串接，先確認你的 API 路徑。好消息：Gemini API 有慷慨的免費額度，個人試用、小團隊使用通常完全用不到付費。但如果你完全不想申請 API 金鑰，或公司禁用外部 API，下面是替代方案。

Gemini API 免費額度

以 2026 年的免費方案為例：

• 每分鐘最多 15 次請求，對大多數自動化系統綽綽有餘
• 每天最多 1500 次請求
• 包含 Gemini Flash 系列的快速模型，速度快、品質好
• 申請只需要一個 Google 帳號，3 分鐘搞定

實務上，個人或 5 - 10 人小團隊用這套自動化，幾乎一輩子都不會超過免費額度。

完全不想用 API 的替代方案